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广州市中级人民法院2018年诉讼材料数字化加工服务项目绩效自评报告
【发布时间:2019-09-30 17:14:41】 【稿件来源:】 【作者:】 【关闭】

 

 

广州市中级人民法院诉讼档案数字化工作经费项目绩效自评报告

 

一、项目安排

(一)项目概况

2009年开始,我院就采取购买社会化服务的方式开展了诉讼材料数字化的扫描工作,该工作包含了当年新增诉讼档案及历史档案的扫描工作。随着时间的推移,我们发现对案件过程中产生的诉讼材料的扫描是我院司法便民与辅助办案等各项工作的重要基础,也是智慧法院建设的基础性工作,诉讼材料网上借阅、证据材料网上交换、审判信息智能回填、法官无纸化办案、裁判文书自动生成等均依赖于此。因此,2014年开始,我院增加了诉讼材料的过程化扫描(随案生成电子文档),以帮助当事人在案件审理过程中进行电子证据的交换,以及帮助法官进行案件合议及随案生成裁判文书等。

目前,我院诉讼材料数字化加工服务通过公开招标方式确定服务提供方,签订服务合同。2018年诉讼材料数字化加工服务项目主要包括:完成广州市中级人民法院2018年现行诉讼档案整理装订及电子化扫描工作,新增档案约4万宗,共计400万页诉讼档案整理装订及电子化扫描工作,同时完成合同签订后一年内电子案件随案生成扫描约200万页。

本项目周期为2018年度。

(二)项目立项及前期工作

本项目立项依据为粤高法办[2016]2号,粤高法发[2015]11号文件,具体实施部门为广州市中级人民法院科信处。在前期调研中,我院查询了近年来每年案件数量及卷宗页数,确定了档案整理宗数及扫描页数。由于我院于2017年4月下发了《广州市中级人民法院关于加强智慧法院重点建设工作的通知》,通知要求加强案件材料过程化扫描工作,据此预估了随案生成材料页数。

(三)项目绩效目标及指标

项目绩效目标:完成档案整理装订和电子化转化,建立文件级目录数据库和原文数据库;并通过广州市中级法院电子档案管理系统对其进行管理和利用,实现与相关业务系统结合;同时将随案生成电子档案导入到审判业务系统中,以方便法官、办案人员在审判过程中进行利用,提高法院工作效率,提升我院智慧化法院水平。

项目绩效指标:项目绩效指标有电子化卷宗数、材料在线扫描数、电子化完整率、扫描完好率、智慧法院水平。其中前四个绩效指标为量化指标。(1)电子化卷宗数:4万宗;(2)材料在线扫描数数:400万页;(3)电子化完整率:100%;(4)扫描完好率:100%。

(四)项目资金安排及到位情况

2018年年初预算批复项目资金为238万元,年中经市财政局批准调增100万元,共计338万元,资金于当年全部到位。

二、项目管理

(一)财务管理

1.资金使用情况

2018年诉讼材料数字化加工服务项目预算为338万元,项目实际使用资金338万元,使用率100%,结余为0。资金的支付均依照项目建设方案进行列支。本项目资金严格按照相关规定进行管理,财务核算规范,资金按规定用途和标准使用,无虚列、截留、挤占、挪用、超标等违规情况。

2.资金管理情况

为了更好的管理项目资金,我院根据相关的财经法律法规和《广州市财政支出项目绩效评价试行办法》(穗财绩[2008]58号)等相关文件制定了《广州市中级人民法院财务管理制度》以及项目资金管理制度,对项目资金使用严格按照审批程序执行,对使用资金数额划定不同级别的审批权限,重大支出由院长办公会讨论决定。每一个子项目的支出都有执行部门主办人员提出申请,部门负责人及财务审核,分管院领导审批,方可办理支付手续。为确保资金监管到位,项目支出基本通过广州市财政局国库支付系统办理直接支付,行装处财务科备有可追溯的全套完整资料,项目资金核算完整、准确、规范。

(二)业务管理

1.管理组织和人员保障情况

我院指定专人负责该项目,财政资金下达后,积极按照政府采购相关程序开展招投标工作,根据招标结果签订合同组织项目实施工作。在项目立项申报、招标采购、项目验收及支付过程中均严格按照《广州市中级人民法院经费审批权限和报销管理规定(试行)》、《广州市中级人民法院合同管理办法(试行)》等要求实施。诉讼材料数字化工作主要包括档案交接、整理排序、扫描、图像处理、编目、数据挂接、验收等环节。对此我院要求服务单位在项目开工过程中严格按照招标文件要求制订流程方案、投入设备及人员。

目前服务单位在我院有两个集中扫描点,一是立案大厅,配备了两名外包人员,对立案时产生的材料以及案件审理过程当中产生的材料进行电子化扫描,并将随案生成电子档案直接导入审判业务系统中,以方便法官、办案人员在审判过程中进行利用。二是在档案室设置集中扫描点,配备了12名外包人员,用来对归档的案件材料进行电子化扫描,建立文件级目录数据库,生成电子档案,并通过我院电子档案管理系统对其进行管理和利用,实现与我院审判系统的结合。

2.项目过程质量控制情况

1)建立规范有效的监督体系。项目验收表按月或季度提交,需通过监理、档案部门审核验收,实现人员、技术和流程的标准管理。

2)建立扫描服务水平反馈体系。建立系统使用部门意见反馈表,由档案部门对服务单位扫描工作进行反馈,符合档案部门要求后方能支付服务款项。

三、项目绩效

(一)项目产出

2018年1月1日至2018年12月31日,服务单位完成我院新增诉讼档案整理45389宗,档案扫描5809746页,电子档案随案生成扫描469033页,完成整体项目工作总量的100%。

(二)项目效益

1)项目完成了当年我院全部新增诉讼档案材料,电子化率实现100%;通过验收检查,诉讼档案电子化资料完好率100%。

2)我院智慧法院建设水平取得良好成绩。一是我院与广州仲裁委员会签署《裁审对接电子卷宗共享平台操作规程》,共同启动了共享平台的上线开通仪式。通过裁审对接电子卷宗共享平台,法院进行仲裁司法审查时,从仲裁委调阅卷宗时间由最长三个月缩短至最短几分钟,有效提高仲裁司法审查工作质效,及时维护当事人的合法权益。二是项目助力我院建成以智审系统、智卷系统、法官通移动办案平台为核心的新一代智慧审理平台,流程节点管控、电子卷宗应用、智能辅助办案能力大幅提升。通过项目实施,当事人可随时随地查询案件进展、查阅电子卷宗,让司法在阳光下运行。累计公开裁判文书145462份,排名全国中院第一。在中国社会科学院发布的中国司法透明度指数中,市中院连续三年排名全国法院第一,获评全国司法公开标杆法院。中国社会科学院法学研究所法治指数创新工程项目组发布的总报告《2018年中国法院信息化发展与2019年展望》中,广州智慧法院电子卷宗过程化扫描工作经验入选。

四、可持续性

(一)项目可持续性

近年来,全国法院系统都在大力推进信息化水平,无纸化办案已成为大趋势。根据诉讼材料数字化对我院审判执行工作的辅助作用来看,该项工作是我院一项不可或缺的工作,需要长期执行下去。综合我院近三年来诉讼材料数字化项目的资金使用情况来看,使用率均为100%,主要原因在于我院案件数量逐年递增,从而导致档案扫描页数持续增加,往往还未到合同届满就已经超量,合同到期后还有部分金额需结转至下一期合同方能支付。对此我院将根据办案业务发展需要,合理预估案卷扫描数量,以确保对该项目预算的计算更加精准。

(二)管理可持续性

根据市财政局的要求,我院对开展财政支出项目绩效评价工作高度重视,为做好项目自评工作,成立了自评工作小组,院党组成员、副院长吴振为组长,科信处负责人黄健、行装处副处长张霖、财务科科长陈书明、自动化科科长赵卓君、自动化科副科长陈烨为该小组主要成员。

为做好诉讼材料数字化服务项目的绩效评价工作,我院派专人参加了市财局举办的培训班,认真学习《2018年度财政支出绩效管理工作方案》、《广州市财政支出绩效评价指标汇编》等有关材料。自评小组成员开会讨论和确定评价方法和评价指标体系,梳理项目的资金使用情况和产出效益,收集核实分析相关资料,填写了自评表并撰写了自评报告。

五、综合评价情况及评价结论

综合本项目的资金情况、项目管理和财务管理情况、绩效完成情况,我们对照《市本级财政支出项目绩效评价表》的各项指标进行自查,自评结果为优。

六、其他需说明的问题

附件下载:广州市中级人民法院2018年诉讼材料数字化加工服务项目绩效自评报告.xls

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