广州市中级人民法院关于处理群众来信的暂行规定
【发布时间：2016-09-02 15:40:50】 【稿件来源：】 【作者：】 【关闭】
穗中法〔2016〕 号
关于印发《广州市中级人民法院关于
处理群众来信的暂行规定》的通知
本院各部门：
《广州市中级人民法院关于处理群众来信的暂行规定》已经本院院长办公会议讨论通过，现予印发，请严格遵照执行。
广州市中级人民法院
2016年9月2日
广州市中级人民法院
关于处理群众来信的暂行规定
为规范群众来信处理流程，提高群众来信办理质效，确保及时回复来信人，保障来信人的合法权益，提高司法文明水平，树立司法良好形象，根据本院工作实际，制定本规定。
第一条 群众来信是指当事人、与案件有利害关系的人等人民群众通过各种途径向本院提交的信件材料，包括直接递交，邮寄，通过诉讼材料收转中心、网上院长信箱平台、网上信访平台等渠道收转，以及省法院、市人大、市委政法委、市信访局等外单位收转的群众信件。
外单位（或上级领导）转来的督查事项，市人大代表、市政协委员个人转交的群众信访材料按照《广州市中级人民法院督查工作实施办法》办理。
纪检监察部门收到的群众来信，按照《广州市中级人民法院纪检监察信访举报工作条例（试行）》办理。
第二条 处理群众来信应遵循初信首访负责、依职权规范流转、按职责分类处理、按时准确答复的原则。
第三条 群众来信处理流程主要包括收件、登记、移交、调查处理、回复、督办、归档、统计分析和通报等步骤。
第四条 传达室、文件交换站、诉讼材料收转中心负责群众来信的收件工作，其工作人员是群众来信的收件人。
传达室负责群众直接递交、邮寄的信件材料收件工作。直接递交指来信人到本院传达室要求将信件或材料直接放入信箱。除直接递交的信件材料、群众邮寄的平信外，传达室收件人应当做好挂号信、特快专递等信件的登记和流转签收工作。
文件交换站负责省法院、市人大、市委政法委、市信访局等外单位收转的群众信件收件工作，收件人应做好信件的登记和流转签收工作。
诉讼材料收转中心负责群众直接递交给该中心的材料收件工作。该中心收件人应当指引群众规范填写诉讼材料收转登记表，并做好登记和流转签收工作。
第五条 收件人应在2个工作日内完成信件的登记工作并移交信件标明的收信人所在部门。
第六条 收件人收到写明“院长”及院长姓名的群众来信，应在2个工作日内交办公室秘书科。
第七条 秘书科收到院长信件材料后，应及时移送院长拆阅或经院长授权直接拆阅后报院长。
网上院长信箱经院长授权由秘书科查看。
第八条 收件人收到标明其他院领导姓名的群众来信，应在2个工作日内送给相关院领导。
第九条 收件人收到标明收信人为“广州市中级人民法院”、“广州市中级人民法院负责人”的群众来信，应在2个工作日内登记、移送立案二庭。
第十条 收件人收到标明收信人为本院某部门的群众来信，应在2个工作日内移送该部门领导。
第十一条 收件人收到标明收信人为本院干警或员工的，应在2个工作日内完成登记工作并通知其所在部门来签收或领取。
第十二条 来信反映正在审理中的案件或反映的问题属于相关部门职责的，由案件所在部门或相关部门负责回复；来信反映的案件已经审结或反映的问题不属于本院职责的，由立案二庭负责回复。
来信为基层法院审理的一审案件上诉状的，收件人应在2个工作日内移交立案一庭，立案一庭应在2个工作日内登记后移交基层法院。
第十三条 院长收到信件后可批示由相关部门或其分管院领导处理。
第十四条 其他院领导拆阅信件后，属于分管部门职责的信件，可批示分管部门领导处理；不属于分管部门职责的信件，可批示转立案二庭登记处理。
第十五条 院领导批示后，由秘书科在2个工作日内将群众来信移送给立案二庭录入信访管理系统，然后由立案二庭移送给院领导批示的相关部门办理。
第十六条 部门领导拆阅信件后，信件反映的问题属于本部门职责的，应在10个工作日内回复来信人；信件反映的问题不属于本部门职责的，应在2个工作日内移送立案二庭登记处理。
第十七条 本院干警或员工拆阅信件后，信件反映的问题属于本人职责的，应当在10个工作日内回复来信人；反映的问题不属于本人职责的，送立案二庭处理。
第十八条 立案二庭收到信访人直接递交、邮寄，网上信访平台收转、本院院领导批示、本院其他部门转交，或其他单位转交的群众来信，应在2个工作日内将来信人的基本信息、信件来源、案件信息和主要诉求等录入信访管理系统。
第十九条 来信反映的是正在审理中案件情况或反映的问题属于相关部门职责的，立案二庭登记后报其分管院领导，相关部门或案件经办人收到院领导批示后，应在10个工作日内回复来信人。
来信反映本院工作人员在审执工作中的工作作风或廉政问题的，立案二庭登记后转监察室处理。案件所在部门的廉政监督员按监察室的要求办理，应在10个工作日内回复来信人。监察室审查后，认为不属于纪检监察管辖范围的，退回立案二庭按其他信访件处理。
来信同时反映上述两类问题的，同时分别呈报其分管院领导和监察室。
来信反映的是已经审结案件或不属于本院职责的，由立案二庭登记后在5个工作日内回复来信人。
第二十条 立案二庭将信件转相关部门或案件经办人时，应在信访管理系统中进行转办。信件反映的问题属案件的，转案件经办人处理；信件反映的问题属部门职责的，转部门负责人处理。
第二十一条 为确保群众来信的规范、及时流转，所有群众来信在流转过程中必须严格登记。
第二十二条 群众来信的回复方式包括书面、电话、短信或者口头等。当事人收到回复后有明确意见的，要记录清楚并反馈。当事人以来信方式提交诉讼资料的，无需回复。
采用书面以外的方式回复来信人的，应当记录在案。
信件回复后，处理人应在信访管理系统中登记、上传相关材料并办结。
群众来信中没有电话和联系地址，导致无法回复的，可不作回复，但有重大隐患或情绪异常波动的除外。
第二十三条 立案二庭转办后的接收人应在10个工作日内在信访管理系统内完成办结工作。逾期未办结的，系统将发出提示信息。
立案二庭依职权采取通报等方式对群众来信办理情况进行督办。
第二十四条 为提高信件的办理效果，各信件办理部门和人员应当重视初信的办理工作，针对来信人反映的问题，按规定期限回复和处理。立案二庭负责做好初信办理情况的通报工作。
第二十五条 来信人在信件中恐吓、威胁院机关安全、工作人员人身安全的，按《广州市中级人民法院关于加强机关和工作人员安保工作的实施办法》的规定办理。
立案二庭工作人员拆阅信件后，认为案件裁判结果存疑或者案件可能存在重大瑕疵的，应当启动信访复查程序。
第二十六条 在处理群众来信过程中，有关工作人员确有违法失职行为的，按照《中华人民共和国法官法》、《人民法院工作人员处分条例》等规定予以追究。
第二十七条 本规定未尽事宜按照本院现行规定执行。
第二十八条 本规定由院长办公会议负责解释。
第二十九条 本规定自印发之日起执行。
广州市中级人民法院办公室 2016年9月6日印发
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